Thư mời thăm thân Trung Quốc viết như thế nào? Hướng dẫn chuẩn bị và kiểm tra thư mời

Khi xin visa Trung Quốc diện thăm thân, thư mời là một trong những giấy tờ người xin visa cần đặc biệt chú ý. Nhiều trường hợp người thân tại Trung Quốc muốn mời cha mẹ, con cái, anh chị em hoặc người thân sang thăm nhưng lại không biết phải viết thư mời như thế nào, cần điền những thông tin gì và có cần ký tên, đóng dấu hay không.

Ngược lại, có người đã nhận được thư mời từ người thân tại Trung Quốc nhưng không kiểm tra kỹ thông tin. Đến khi chuẩn bị hồ sơ mới phát hiện họ tên, số hộ chiếu, thời gian chuyến đi hoặc thông tin người mời chưa chính xác.

Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ visa Trung Quốc, giúp nhiều khách hàng xin cấp visa thăm thân Trung Quốc thành công, chia sẻ cách chuẩn bị thư mời đi thăm thân Trung Quốc chuẩn nhất. Vậy thư mời thăm thân Trung Quốc cần viết như thế nào và cần kiểm tra những gì trước khi nộp hồ sơ?

Thư mời thăm thân Trung Quốc là gì?

Thư mời thăm thân Trung Quốc là văn bản do người thân đang ở Trung Quốc lập để mời người thân ở Việt Nam sang Trung Quốc thăm thân trong một khoảng thời gian nhất định.

Tùy vào trường hợp cụ thể, người xin visa có thể cần chứng minh mối quan hệ với người mời, chẳng hạn như quan hệ cha mẹ – con cái, vợ chồng hoặc các quan hệ thân nhân khác.

Trong hồ sơ xin visa Trung Quốc diện thăm thân, thư mời giúp thể hiện những thông tin cơ bản về:

• Người được mời;
• Người mời;
• Quan hệ giữa hai bên;
• Mục đích chuyến đi;
• Thời gian dự kiến sang Trung Quốc;
• Địa điểm lưu trú;
• Thông tin liên hệ của người mời.

Vì vậy, thư mời không nên chỉ viết đơn giản vài dòng như “Tôi mời anh/chị sang Trung Quốc thăm thân”. Nội dung cần được chuẩn bị đầy đủ và thống nhất với các giấy tờ khác trong hồ sơ.

Người thân tại Trung Quốc lấy mẫu thư mời ở đâu?

Nếu người thân tại Trung Quốc không biết phải viết thư mời thăm thân như thế nào, có thể tham khảo mẫu thư mời được đăng trên website của Trung tâm Dịch vụ Visa Trung Quốc.

Tại trang tải tài liệu của Trung tâm Dịch vụ Visa Trung Quốc tại TP.HCM có mục Invitation Letter Template để người nộp hồ sơ tham khảo và sử dụng mẫu phù hợp.

>>> Trang tải mẫu thư mời:Trung tâm Dịch vụ Visa Trung Quốc tại TP.HCM – mục Tải về

Nên kiểm tra lại mẫu mới nhất trên website trước khi chuẩn bị hồ sơ vì biểu mẫu và yêu cầu có thể được cập nhật theo từng thời điểm.

Thư mời thăm thân Trung Quốc cần những thông tin gì?

Khi chuẩn bị thư mời, cần chú ý các nhóm thông tin quan trọng sau.

1. Thông tin của người được mời

Người thân tại Trung Quốc cần điền chính xác thông tin của người được mời tại Việt Nam.

Thông thường cần chú ý:

• Họ và tên;
• Giới tính;
• Ngày tháng năm sinh;
• Quốc tịch;
• Số hộ chiếu;
• Các thông tin khác theo mẫu thư mời.

Họ tên và số hộ chiếu cần được kiểm tra thật kỹ, tránh trường hợp đánh sai một ký tự khiến thư mời không thống nhất với hộ chiếu.

2. Thông tin của người mời tại Trung Quốc

Người mời cần cung cấp thông tin của mình theo yêu cầu của mẫu, chẳng hạn:

• Họ và tên;
• Địa chỉ tại Trung Quốc;
• Số điện thoại;
• Thông tin giấy tờ tùy thân hoặc giấy tờ cư trú nếu mẫu yêu cầu;
• Các thông tin khác liên quan đến người mời.

Nếu người mời đang sinh sống, làm việc hoặc cư trú tại Trung Quốc, thông tin trong thư mời nên thống nhất với các giấy tờ mà người mời cung cấp cho người xin visa.

3. Quan hệ giữa người mời và người được mời

Đây là một nội dung rất quan trọng đối với hồ sơ thăm thân.

Thư mời cần thể hiện rõ người mời và người được mời có quan hệ như thế nào.

Ví dụ:

• Cha/mẹ mời con;
• Con mời cha/mẹ;
• Vợ/chồng mời nhau;
• Anh/chị/em mời nhau;
• Người thân khác theo trường hợp cụ thể.

Thông tin về quan hệ thân nhân trong thư mời nên thống nhất với giấy tờ chứng minh quan hệ được sử dụng trong hồ sơ.

Ví dụ, nếu thư mời ghi người mời là con, hồ sơ nên có giấy tờ phù hợp để chứng minh mối quan hệ cha/mẹ – con nếu được yêu cầu.

4. Mục đích chuyến đi

Thư mời nên thể hiện rõ người được mời sang Trung Quốc để thăm thân, thay vì ghi một mục đích không phù hợp với loại visa dự kiến xin.

Nội dung có thể liên quan đến việc thăm người thân, đoàn tụ gia đình hoặc thăm thân trong thời gian nhất định.

Thông tin này cần phù hợp với lịch trình và các giấy tờ khác trong hồ sơ.

5. Thời gian dự kiến chuyến đi

Cần ghi rõ thời gian dự kiến người thân sang Trung Quốc.

Ví dụ:

• Ngày dự kiến nhập cảnh;
• Thời gian lưu trú;
• Ngày dự kiến trở về Việt Nam.

Không nên ghi thời gian tùy ý rồi sử dụng một lịch trình hoàn toàn khác khi chuẩn bị hồ sơ.

Người mời có cần ký thư mời không?

Khi sử dụng mẫu thư mời, người mời cần thực hiện đúng phần ký xác nhận theo yêu cầu của mẫu.

Nếu mẫu yêu cầu chữ ký, người mời cần ký tên đầy đủ.

Đối với trường hợp người mời là cá nhân, không nên áp dụng máy móc yêu cầu “đóng dấu đỏ công ty” như thư mời công tác. Đây là điểm khác biệt quan trọng giữa thư mời thăm thân và thư mời công tác.

Sau khi hoàn tất, người thân tại Trung Quốc có thể scan thư mời và gửi cho người xin visa tại Việt Nam để chuẩn bị hồ sơ theo hướng dẫn hiện hành.

Đã nhận thư mời từ người thân Trung Quốc, cần kiểm tra gì?

Nếu bạn đã nhận được thư mời, đừng vội in ra và đưa ngay vào hồ sơ.

Nên kiểm tra một lượt các thông tin quan trọng.

Kiểm tra họ tên và số hộ chiếu

Đây là hai thông tin dễ xảy ra sai sót nhất.

Hãy đối chiếu trực tiếp với hộ chiếu của người xin visa.

Kiểm tra thông tin người mời

Kiểm tra:

• Họ tên;
• Địa chỉ;
• Số điện thoại;
• Thông tin giấy tờ của người mời nếu có.

Thông tin phải đủ để thể hiện người nào đang mời và người xin visa sẽ đến thăm ai.

Kiểm tra quan hệ thân nhân

Đây là phần đặc biệt quan trọng đối với hồ sơ thăm thân.

Nếu thư mời ghi là cha/mẹ, con, vợ/chồng, anh/chị/em…, cần xem thông tin này có phù hợp với giấy tờ chứng minh quan hệ thân nhân hay không.

Kiểm tra thời gian chuyến đi

Thời gian trong thư mời nên phù hợp với:

• Lịch trình chuyến đi;
• Thời gian dự kiến lưu trú;
• Các giấy tờ khác trong hồ sơ.

Nếu thư mời ghi một khoảng thời gian nhưng các giấy tờ khác thể hiện một lịch trình hoàn toàn khác, hồ sơ có thể cần giải thích hoặc điều chỉnh.

Kiểm tra địa chỉ lưu trú

Nếu người xin visa ở nhà người thân tại Trung Quốc, thông tin địa chỉ trong thư mời nên được kiểm tra cẩn thận để tránh nhầm địa chỉ.

Giấy tờ chứng minh quan hệ thân nhân có quan trọng không?

Có.

Đối với hồ sơ thăm thân, thư mời và giấy tờ chứng minh quan hệ là hai nội dung cần được xem xét cùng nhau.

Ví dụ, tùy quan hệ và trường hợp cụ thể, có thể cần các giấy tờ như:

• Giấy khai sinh;
• Giấy đăng ký kết hôn;
• Giấy tờ chứng minh quan hệ cha mẹ – con;
• Giấy tờ hộ tịch hoặc tài liệu khác có thể chứng minh quan hệ.

Không phải mọi trường hợp đều sử dụng cùng một loại giấy tờ. Vì vậy, cần căn cứ vào quan hệ thực tế giữa người mời và người xin visa cũng như yêu cầu hồ sơ tại thời điểm nộp.

Người thân Trung Quốc không biết viết thư mời thì làm thế nào?

Đây là tình huống khá phổ biến.

Nếu người thân tại Trung Quốc chưa từng làm thư mời cho người Việt Nam, bạn có thể gửi cho họ mẫu thư mời chính thức để họ tham khảo.

Quy trình có thể hiểu đơn giản:

• Bước 1: Tải mẫu thư mời.
• Bước 2: Người thân tại Trung Quốc điền thông tin người mời và người được mời.
• Bước 3: Điền rõ quan hệ thân nhân và mục đích chuyến đi.
• Bước 4: Kiểm tra lại họ tên, số hộ chiếu, địa chỉ và thời gian.
• Bước 5: Người mời ký xác nhận theo yêu cầu của mẫu.
• Bước 6: Scan và gửi thư mời cho người xin visa tại Việt Nam.
• Bước 7: Người xin visa kiểm tra lại thư mời cùng các giấy tờ chứng minh quan hệ trước khi hoàn thiện hồ sơ.

Cách làm này giúp hai bên chủ động kiểm tra thông tin ngay từ đầu, thay vì đến khi nộp hồ sơ mới phát hiện sai sót.

Những lỗi thường gặp khi chuẩn bị thư mời thăm thân

Một số lỗi tưởng nhỏ nhưng nên kiểm tra trước:

• Sai họ tên người được mời;
• Sai số hộ chiếu;
• Sai thông tin người mời;
• Ghi không rõ quan hệ thân nhân;
• Thông tin quan hệ không thống nhất với giấy tờ chứng minh;
• Thời gian trong thư mời không phù hợp với lịch trình;
• Sai địa chỉ nơi lưu trú;
• Thiếu chữ ký hoặc thông tin theo mẫu;
• Sử dụng mẫu cũ mà không kiểm tra lại yêu cầu hiện hành.

Đặc biệt, không nên tự ý sửa thư mời sau khi người thân tại Trung Quốc đã ký. Nếu phát hiện thông tin sai, nên trao đổi với người mời để chỉnh sửa và xác nhận lại.

Có thư mời thăm thân thì có chắc chắn được cấp visa Trung Quốc không?

Không.

Thư mời chỉ là một phần của hồ sơ. Việc có thư mời không đồng nghĩa với việc visa chắc chắn được cấp.

Hồ sơ còn có thể được xem xét dựa trên thông tin cá nhân, mục đích chuyến đi, quan hệ thân nhân, lịch trình và các giấy tờ liên quan. Cơ quan có thẩm quyền cũng có thể yêu cầu bổ sung thêm tài liệu khi cần.

Vì vậy, mục tiêu khi chuẩn bị hồ sơ không chỉ là “có thư mời”, mà là toàn bộ thông tin trong hồ sơ phải hợp lý, chính xác và thống nhất với nhau.

Chuẩn bị thư mời thăm thân Trung Quốc không chỉ là viết một lá thư xác nhận có người thân tại Trung Quốc. Quan trọng hơn là thông tin về người mời, người được mời, quan hệ thân nhân, mục đích chuyến đi, thời gian và nơi lưu trú phải được thể hiện rõ ràng và thống nhất với các giấy tờ khác.

Nếu người thân tại Trung Quốc chưa biết cách làm, có thể gửi mẫu thư mời để họ điền thông tin, ký xác nhận và gửi lại. Sau đó, người xin visa nên kiểm tra kỹ toàn bộ nội dung trước khi đưa vào hồ sơ.Và khi chuẩn bị xong hồ sơ, bạn thực hiện thủ tục xin visa Trung Quốc online, để được xem xét cấp visa.

Bạn cần tư vấn thêm cách viết thư mời, cách xin visa Trung Quốc hãy liên hệ ngay Viber, Zalo, Whatsapp 0903.709.178 – 0966.089.350 để được tư vấn!

Cảm ơn bạn đã xem bài viết!